Jak naprawdę wygląda dziś udzielanie substytucji między adwokatami?

Odpowiedź, której udzielam zwykle na tak postawione pytanie, brzmi nieelegancko, ale trafnie: to są metody partyzanckie. Prywatne grupy na Facebooku, na których zamieszcza się posty. Chaos, brak przewidywalności, wątpliwe bezpieczeństwo danych i powracające problemy z płatnościami. Zatem, przyjrzyjmy się temu mechanizmowi z bliska – bo dopóki nie nazwiemy jego słabości, będziemy je powielać.

Anatomia typowego zlecenia „z grupy”

Przebieg jest zawsze podobny. Pełnomocnik publikuje post: miasto, sąd, data, godzina, czasem sygnatura. Po kilkudziesięciu minutach odzywa się dwóch, trzech chętnych – w komentarzach albo w wiadomościach prywatnych. Wybór następuje w praktyce według kolejności zgłoszeń, a nie według kompetencji. Stawkę ustala się w prywatnej rozmowie. Akta i instrukcje idą mailem, sprawozdanie – SMS-em, faktura – kiedyś.

W rezultacie proces jednego zlecenia rozsypuje się na cztery kanały, z których żaden nie został zaprojektowany do obsługi zleceń prawnych. I to nie jest krytyka kolegów – to krytyka narzędzia, którym wszyscy się posługujemy z braku lepszego.

Cztery słabości tego modelu

Chaos i brak przewidywalności

Post żyje w kanale kilkadziesiąt minut, po czym znika w otchłani algorytmu. Zlecenie na jutro rano może nie znaleźć wykonawcy nie dlatego, że nikogo nie było, lecz dlatego, że właściwa osoba akurat nie odświeżyła aplikacji. Trudno budować organizację pracy kancelarii na zasięgach portalu społecznościowego.

Brak realnej weryfikacji

Na grupie liczącej kilkadziesiąt tysięcy członków nikt nie sprawdza, czy zgłaszający się figuruje na liście adwokatów lub radców prawnych, czy nie jest zawieszony i czy nie pozostaje w konflikcie interesów. Weryfikację wykonuje – albo i nie – sam zlecający, po godzinach, w pośpiechu.

Bezpieczeństwo danych i tajemnica zawodowa

To zagadnienie uważam za najpoważniejsze. Post zawierający sąd, sygnaturę i przedmiot sprawy czyta kilkadziesiąt tysięcy osób, w tym potencjalnie pełnomocnik strony przeciwnej. Akta wędrują następnie prywatnym komunikatorem do osoby, której tożsamości nikt nie potwierdził. Tajemnica adwokacka nie zna wyjątku „bo się spieszyłem”.

Płatności

Cały proces rozliczenia dokonywany jest ręcznie, w wiadomościach na czacie, i wiąże się z tym, co każdy wykonawca zna z autopsji: opóźnione przelewy i uprzejme maile z prośbą o płatność, wysyłane po raz drugi i trzeci. Praca została wykonana w sądzie, a jej wynagrodzenie zależy od cudzej dyscypliny księgowej.

Obowiązek udokumentowania substytucji

Dodać trzeba rzecz, o której w tym pośpiechu łatwo zapomnieć. Zgodnie z zasadami wykonywania zawodu adwokata i radcy prawnego udzielenie substytucji powinno być należycie udokumentowane – zarówno w warstwie umocowania (pełnomocnictwo substytucyjne o określonym zakresie), jak i w warstwie ustaleń między pełnomocnikami.

Otóż, o należyte udokumentowanie trudno, gdy cały proces odbywa się trochę na prywatnej grupie, trochę przez telefon, a trochę mailem. Nie chodzi przy tym o formalizm dla formalizmu. Chodzi o to, że w razie sporu – z klientem, z ubezpieczycielem, przed rzecznikiem dyscyplinarnym – dokumentacja jest jedynym, co pozostaje. Zrzut ekranu z komentarza pod postem trudno nazwać dokumentacją.

Co powinno zastąpić ten model

Moim zdaniem rozwiązanie nie polega na tym, by zakazać ogłoszeń, lecz by zlecenie substytucji miało jeden, przewidywalny obieg:

1. opisane zlecenie – sąd, termin, zakres czynności, stawka, w jednym miejscu i w stałej strukturze;
2. zweryfikowany wykonawca – potwierdzony wpis na listę, zanim zobaczy jakiekolwiek szczegóły sprawy;
3. kontrolowany przepływ informacji – szczegóły sprawy dostępne dopiero po przyjęciu zlecenia, kanałem właściwym dla danych objętych tajemnicą;
4. dokumentacja z automatu – pełnomocnictwo, ustalenia, sprawozdanie;
5. rozliczenie wbudowane w proces, a nie doklejone do niego po miesiącu.

Podsumowanie

Grupy na Facebooku odegrały rolę, której nie należy lekceważyć: pokazały skalę zapotrzebowania na zastępstwa i stworzyły środowisko wzajemnej pomocy w palestrze. Jednakże narzędzie, które powstało do zupełnie innych celów, nie udźwignie wymagań, jakie prawo i etyka zawodowa stawiają obiegowi informacji objętych tajemnicą. To nie jest kwestia wygody. To kwestia standardu.

Wokanda.net powstała dokładnie po to, by ten standard zdefiniować i egzekwować – od weryfikacji wykonawcy po rozliczenie.

Chcesz zlecić lub podjąć zastępstwo? Zrób to na Wokandzie →