Jak udokumentować i rozliczyć zastępstwo procesowe – umowa, faktura, podatki

Ten artykuł to rezultat obserwacji rynku, na którym zastępstwa wciąż zleca się telefonicznie, „na słowo", a rozliczenie sprowadza się do przelewu bez faktury albo – co gorsza – do faktury wystawionej trzy miesiące po czynności, gdy nikt już nie pamięta ustaleń. Tak działa spora część rynku substytucji. I tak działać nie powinna.

Podstawa współpracy – jaka umowa łączy zleceniodawcę i wykonawcę?

Między pełnomocnikiem głównym a substytutem powstaje stosunek cywilnoprawny – w praktyce umowa zlecenia (art. 734 i n. k.c.) albo umowa o świadczenie usług, do której przepisy o zleceniu stosuje się odpowiednio (art. 750 k.c.). Obie strony działają zwykle jako przedsiębiorcy, mamy więc do czynienia z klasyczną relacją B2B między kancelariami.

Czy umowa musi być pisemna?

Nie musi – zlecenie ustne jest ważne. Jednakże, z mojego doświadczenia wynika, że przy braku pisemnych ustaleń spory dotyczą zawsze tych samych trzech kwestii: wysokości honorarium przy odroczeniu rozprawy, zakresu czynności („miał tylko stanąć, a zadawał pytania świadkowi") oraz terminu płatności. Wystarczy jednostronicowe potwierdzenie e-mailem lub w systemie, by te spory uciąć. Forma dokumentowa kosztuje pięć minut, jej brak – potrafi kosztować relację zawodową.

Co powinno znaleźć się w ustaleniach

• sygnatura sprawy, sąd, sala, data i godzina;
• zakres czynności (stawiennictwo bierne / aktywny udział / wnioski dowodowe);
• honorarium i zasady na wypadek odwołania rozprawy lub spadnięcia z wokandy;
• termin i sposób przekazania sprawozdania;
• termin płatności.

Faktura za zastępstwo procesowe – praktyka

Wykonawca wystawia zleceniodawcy (kancelarii, nie klientowi końcowemu!) fakturę VAT za usługę prawną. Kilka punktów, o które najczęściej pytają młodsi koledzy:

Stawka VAT i opis usługi

Usługi prawnicze objęte są stawką podstawową 23%. W opisie wystarczy „zastępstwo procesowe – stawiennictwo na rozprawie w dniu … , sygn. akt …". Nie ma potrzeby (ani sensu) ujawniać na fakturze danych klienta końcowego – tajemnica zawodowa obowiązuje także w papierach księgowych.

Moment wykonania usługi

Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi, czyli w dniu rozprawy lub czynności. Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Odkładanie fakturowania „na później" to proszenie się o chaos – zarówno podatkowy, jak i płatniczy.

A gdy rozprawa spadła z wokandy?

To pytanie warte osobnego akapitu. Jeżeli wykonawca stawił się w sądzie, a rozprawę odwołano na miejscu – usługa gotowości i stawiennictwa została de facto wykonana i honorarium (pełne lub umówione częściowe) się należy. Jeżeli odwołanie nastąpiło z wyprzedzeniem – decydują ustalenia stron. Właśnie dlatego zasady „kill fee" warto ustalić z góry, na piśmie.

Rozliczenie z klientem końcowym

Zleceniodawca obciąża swojego klienta na dotychczasowych zasadach – koszt substytuta jest jego kosztem wykonania usługi (kosztem uzyskania przychodu), a nie wydatkiem klienta refakturowanym „jeden do jednego", chyba że umowa z klientem stanowi inaczej. Warto zadbać, by umowa z klientem przewidywała możliwość posłużenia się substytutem – to eliminuje dyskusje.

Najczęstsze grzechy dokumentacyjne

1. Brak jakiegokolwiek śladu ustaleń – tylko telefon.

2. Faktura wystawiona po terminie albo wcale („rozliczymy się przy okazji").

3. Brak sprawozdania z czynności – zleceniodawca nie wie, co działo się na sali.

4. Płatność „jak klient zapłaci" – przerzucanie ryzyka kredytowego na wykonawcę, bez jego zgody.

5. Pełnomocnictwo substytucyjne podpisane w biegu, bez sygnatury i zakresu.

Każdy z tych grzechów jest usuwalny jedną prostą decyzją: procesem. Ustalenia, dokument substytucji, sprawozdanie i faktura powinny powstawać w jednym, powtarzalnym obiegu.

Podsumowanie

Rynek zastępstw profesjonalizuje się na naszych oczach i dokumentacja jest tego papierkiem lakmusowym. Pisemne ustalenia, faktura w terminie i sprawozdanie z czynności to minimum, którego należy wymagać – i które warto oferować.

Wokanda.net porządkuje ten obieg w całości: warunki zlecenia zapisują się w systemie, dokumenty generują się automatycznie, a płatność za pośrednictwem platformy jest zorganizowana tak, by wykonawca nie musiał upominać się o przelew.

Sprawdź, jak wygląda rozliczenie na Wokandzie →